Administrar um condomínio não é tarefa para qualquer pessoa, afinal de contas, é preciso entender um pouco de organização de finanças, estratégias para se economizar recursos e até mesmo entender um pouco sobre legislação. Não é por acaso que hoje, muitos condomínios optam por contratarem empresas especializadas no assunto para gerir os assuntos comuns de todos os moradores. Pensando a respeito da complexidade do tema, resolvi selecionar algumas dicas para você que quer se tornar um especialista em administração de condomínio.
- Mantenha a organização…
A organização deve fazer parte de todas as ações, a começar pelas contas e pagar e receber. O ideal é organizar essas informações em planilhas, de modo a incluir mensalmente as despesas que foram pagas e todos os valores arrecadados. Ser organizado vai beneficiar o administrador em outro ponto que vou explorar logo a seguir, que trata sobre a importância da gestão transparente de um condomínio. Não deixe para querer fazer tudo de última hora, na semana de encerramento do mês. A cada movimentação, tenha o hábito de incluir as informações na planilha – situação que pode ocorrer semanalmente por conta dos serviços de manutenção prestados.
- Faça a prestação de contas de forma transparente…
Todas as informações financeiras devem ser disponibilizadas nas assembleias realizadas entre todos os condôminos, ou seja, eles têm o direito de saber no que os recursos estão sendo aplicados e como se dá a movimentação financeira das contas do condomínio. Geralmente, é criado um livro caixa, onde estão as contas de energia elétrica, água e telefone, as despesas gastas com o pagamento de funcionários, serviços de manutenção e fornecedores. Aliás, todas as despesas devem ser acompanhadas por notas fiscais ou recibos. Administrar um condomínio é coisa séria e requer atenção a todos esses detalhes.
- Crie regras para o uso das áreas comuns…
Outra ação que facilita a vida do gestor do condomínio é a criação de regras para o desfrute das áreas comuns, como a piscina, por exemplo. No entanto, essas regras não podem ser estabelecidas deliberadamente, pelo contrário, tudo precisa ser aprovado pela maioria em assembleia. É função do síndico garantir a ordem em todos esses espaços, fazendo o que for necessário para se manter cuidados de limpeza, reparos e manutenção. Seguindo uma rotina, não será difícil controlar esses espaços e se certificar de que todos estejam fazendo bom uso deles.
- Dicas gerais…
Para resumir, o administrador do condomínio é o responsável pela gestão financeira, controlando todas as contas e rendimentos, e também por conferir se todos os moradores estão em dia com seus débitos e caso não estejam, é preciso agir de acordo. Por fim, sua gestão envolve também a fiscalização do trabalho dos funcionários fixos e prestadores de serviços do local. Uma pessoa organizada, com capacidade para se antecipar diante de possíveis problemas e com habilidades na área financeira tem o perfil adequado para gerir condomínios de qualquer porte.
Gostou das dicas sobre como administrar o dia a dia de um condomínio? Não se esqueça de deixar suas dúvidas e sugestões nos comentários.